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第五章 闲聊和正规语言的区别（第3页）

周一制度已经成为改进人们的交流的一个方法，它看起来也经受住了时间的考验，但是更新的交流方法是什么呢？尤其是在一个电子化时代里人们都和电器紧密联系，并深受其益。

电子邮件和其它人工交流手段

我们的大部分人都要用计算机来和同事进行交流。我们的计算机把书面的交流内容转变成别的形式，虽说不是面对面的交流，但是仍然是相互交流的方式。不是口语式的，但是仍然和正式的书写形式是不同的。随说不是定期规则的邮件，但是我们还在写信，电子邮件不是谈话，但人们可以相互转变听与说来进行交流。我们使用电子邮件，计算机会议，和传真机，而以前使用这些办公用具的地方和时候，我们是使用信件、备忘录、电话以及面对面的讨论的。这些方法加速了，但也提出了一些警告给我们：可以产生、存储和交流信息的这些机器有时会掩饰解释和理解信息的过程，而这些过程可以帮助我们理解信息。因此我们要清楚这些手段是如何改变我们对交流内容的理解。

使用这些新的技术手段对于有效的交流，有没有一些指导性规定呢？我们是需要注意一些技术性的东西，尤其要注意在团体内部使用这些技术的时候。例如，在我们的出版社里，一些职工在出版社内部经常使用电子邮件，一段时间之后，他们逐渐认识到一些工作规则，比如关于哪些应该在电子邮件里讨论与交流，而哪些是不应该的。日如说，他们发现电子邮件，正如他们正在使用的一样，对于制定会议和安排日程来说，电子邮件并不是有效的方法。

看起来情况好象是：有关的每个人都收到快速的直接的关于一场即定会议的通知和一个暂时的日程安排。接下来每个部门的成员可以上交他们对这次会议的时间与日期的建议；每个有关的人都可以有机会提供自己对在会议上的谈话内容的意见。但是借助这些建议与各种各样的反映，（一般每条来自于参会者的建议都以复印件的形式出现），原来关于这场会议的那份通知，现在反而变得乱糟糟的。人们反而忘掉了这场会议的首倡者是谁了，也忘记了还会原定的地点与原因了。在经历了这种电子邮件的滚雪球的效果有那么一段时间后，人们重新在考虑，电子邮件到底应该怎样被有效用于制定一场会议呢？着急会议的人把会议通知通过电子邮件发送出去给所有的参加者。人们就可以利用电子邮件来确认并递交自己参加会议的说明。但是，不能参加会议的人，或者对会议安排的日程有建议与想法的人，就必须亲自与组会者面谈。

尽管以机器为媒介的交流方式，可能并不总是最好的或最合适的交流方式，比如，电子邮件、计算机模拟会议、网络等，它们的确使我们享受到书写与谈话交流的优势与乐趣。它们比标准的会议与通讯以及生产记录有着更强的相互交流作用。任何有想法的人都可以开口说话，并且可以在任何时候找到机会说话。计算机可以在下一次任何可能的时间里来显示最新的内容与建议。

我在计算机会议方面的一些研究可以显示出，它可以的确改进我们的传统书面交流方式，因为我们使用的计算机是可控制的，程序很精确的，需要一些重要的数据来进行连续的和可以理解的“交谈”，比如参加者的主题表述和个人传记。等。

这种交流方式的不足之处包括，你需要学会一些新的规则，这样你才能以电子的形式说出你想说的的内容，并且和别的参加者保持良好的社会关系。当你不能看到或者听到他们，你怎样和他们联系呢？因为没有正常的谈话语境与前后联系，以及没有非言辞上的线索，所以你会更困难地理解与领会对方的意思。并且除非这个系统是在线性质的，才会有关于理解与解释的问题的及时反馈。

由计算机所产生的书面交流的确有它的优势。你可以在一次很平常的时候斤里亿毫一大堆枯燥无味的阅读材料。假如讲话者或者听者没有对谈话的信息给予应有的注意，仅仅依靠口头的交流，在某些时候与场合是有理解方面的危险的。当生活中有危险时，这种考虑就会显得很重要了。

依靠交流的线索

联邦飞行局（FAA）决定减少在飞行器控制者与飞行员之间发生的误解的机会，方法是通过利用一种新的程序来转送航空站航前清晰度情况。这个新的系统将替代旧的冗长的易出错的驾驶仓座有噪音的系统。他们之间的交流是耕具一些数据资料，这些资料是很难复制的。联邦飞行局副行政长官说，这项技术至少可以消减50%的人为失误，包括高度指示与雷达频率的变化。

除了这些问题之外，任何提高相互性书面交流的系统都是一种改进与完善。尽管如此，这样一种系统仍然内不可能是谈话的替代物。这个显示变的越来越明显，尤其是当我们考虑到别的电子性质的交流方式。

保持记录与精确性

医院里图表现在越来越可能地利用电子手段了。医生与护士再也不能那么胡乱潦草地在笔记夹上写些病人看不懂的字了。相反，计算机可以来记录病人的病情了。计算机自动地从医疗设施上收集数据，并把它们记录下来。这些数据与资料以有用的表格式的形式被转送给护士、医生，最后是给医疗师。

使用可以产生、储存并交流信息的机器，似乎是一种可以避免误解的好方法。这种误解市由于人们需要来解释与理解语言。自动制作的图表又清楚、又易于辨认。它们比医生与护士的书面病历说明与指示要强的多。并且它们可以减少护士用来鉴别图表内容的大量时间。但是它们不能消除书面语言的解释误解问题。

这种数据的输入电脑，是通过提前有人编好的软件程序来进行的。这些软件告诉机器如何去鉴别与解释一定种类的信息。这些信息以各种有人提前编好的表格形式来形成图表。这些数据然后可以供人们使用与读解，就象其他形式的书面文件一样。从电子角度来说，建立书面文件几乎是不可能由技术工作人员来替代软件工作者对数据与语言的解释。它也不会消减来理解与使用图表的护士、医生与医疗师的存在的。另外一点是，由电子方式制作的记录，可以减少医生花费在临**的大量时间，因此也就减少了医生、护士、病人的家庭之间的交流的潜在误解。

一定要了解，为了建立与拿出书面数据，我们可以处理解释的问题。这方面的情况通常是我们忽视掉了在交流中的语境的重要性。

总结：莫将“闲言”带入工作中

你使用书面语言来景象交流，是因为你认识到了书面语言的一些问题以及它的一些解决方法。书面交流的一些问题包括以下几点：

●书面语言和口头语言一样对它的意思的理解也需要对它进行解释。

●书面语言也需要共同的交流语境

●书写者必须是为一定的预想读者群而写的。然而遗憾的是，实际上的读者可能经常没有作者预期想象的背景知识与经历。

●作者并不能够总是很清楚地表达自己的意思。

●冗长的书面交流材料可能不会被预期的读者所阅读与理解。

这些问题的解决办法可以来自于我们对误解的一些认识上：

●你要认识到你的书面语言不会被你的预想读者群所理解，而这是你所能料想得到的

●你要知道你的读者群越大，你的书面材料被误解的机会就越大。●你要经常反思，你的读者想知道些什么，你知道他们对你的这个领域有些什么了解。

●问问你自己你的读者对于理解年的书面材料有没有别的什么资源

●给你的读者提供他们所需要但是他们没有的材料

●从来不要去想象书面材料是你的自我表达。

●使你的书面材料与书面交流内容近可能地简洁与一针见血。

●通过谈论你所写的东西，使得你的书面交流材料具有相互性。

●通过把你的书面交流结构运用到你的沟通中，来鼓励别人给你反馈

●不要让人们以预先准备好的形式来写下他们的重要信息。

●你需要面对面地和那些必须要用到这些材料的人们进行交流，来谈论一些重要的文件与信息。

进行书面性质的交流的最基本的一点是，我们必须制定一些跟踪式的谈话，谈话的内容可以是关键的书面交谈信息，这可以作为我们进行日常事务的标准方式。几分钟的时间可以花在谈论上，它将来可以节省你几个小时的时间，或者几天的时间，或者相当于以后你不的不用几个星期的时间来尽力想别人解释的一些误解问题。这样的节省可以直接反映出书面交流的最基本的内容，比如时间、走动、法律费用信誉和及安排的东西。