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第五章 闲聊和正规语言的区别（第1页）

第五章闲聊和正规语言的区别

这一章节我们不谈口头语言了，我们对口头语言有了一些理解和解决对策，但是书面语言又过来给我们添麻烦了，它们也会使我们烦恼。假如我们不知道怎样以及什么时候来使露头语言成为我们交谈的补充部分，书面语言也会使我们无法控制他们。既然我们对书写的语言有着摆脱不掉的兴趣，我们就要去了解一下，人们是怎样理解我们用书面语言的谈话意思。假如我们这样做了，我们就可以得到我们期望能够的事情发生，而且是使得这些事情以我们希望的方式来进行。

每个团体都有自己的宝典

实际上，每一个公司都有自己的一套文字政策或者规定，公司的长远把它们叫做公司自己的圣经。它包括一些信息与内容，比如是关于公司是如何开展工作的，有哪些方面。它可能也会包括一些公司自己的历史，它是怎样开始创业的，以及它会朝哪方面发展？

假如你在一个叫做s“万物“的公司里工作，你的公司的宝典叫做”圣经“。你能够怎样清楚地理解你的公司的历史、政策、和规则呢？例如，圣经的第二章里，是关于James的事情：

这样，天空和地球形成了，以及所有的圣体也都出现了。在第七天，上帝结束了他一直在做的工作。从第七天，他停下了所有他一直在做的工作。上帝用泥土做成男人，并且给予他呼吸的能力，赋予他生命。这样人类成为了这个世界的中心，人开始具有鲜活的灵魂。上帝让亚当陷入一个深深的睡眠，亚当就睡着了。然后上帝去下亚当的一根肋骨，然后把肌肉缝好。于是从亚当身上取下的这根肋骨就成为了亚当的女人，上帝把她带到了亚当的身边。

从我们的理解，我们可以知道世界是由前六天发展而来的。也就是说，14个小时，或者说8640分钟。在第七天，上帝停止工作了。然后上帝有泥土做了男人，用男人的肋骨做了他的女人。你们公司的所有人都是这样理解的吗？回到1925年，你的公司可能会解雇掉JohnThomasScopes，因为他对此有着不同的理解。他认为世界万物是在几百万年以前就存在了，并且他认为人类是由一些类人猿进化而来的。

其实你自己可能在平时也会有一些与规定有关的麻烦。例如，圣经旧约里的第25章节

如果你的弟兄门都很贫穷，或者是在走向崩溃，那么你就要救济他们；是的即便你是不认识他们的，即便他们是流浪者。他们可能就在这里居住下来了。不要把他们当作陌生人，也不要想他们征收赋税。但是他们一定要敬畏上帝，因为可能是他的子民在你的周围。你不要经常给他们金钱，也不要借给他们东西。

这是否意味着你不能把钱借给别人，或者不能想他们要利息？是否是说你不能把东西买给超出阿门价值的人们？对于你的财政状况和买的情况，你还是有一些很重要的注意事项。遗憾的是，你必须要依赖于你的课文来理解，因为你的老板并没有立即理解你的意思。

阻止书面语言的误解现象

对于一份备忘录或者一分报告，你曾经读过几遍？你是否希望作者就在那里，以便于你能够向他提出问题来更好地理解他的意思？比如他为什么这样说对于这分备忘录你真的想让它有什么样的结果？你会有很多问题，你也会机会，尤其是当你不确定你是否已经理解了要点，或者是当你对文中所说的意思有怀疑时。令人沮丧的是，当时是没有人可以来问的。作者在备忘录里或者在报告里解释了几个要点，而这些你有可能不理解。但是有一些你必须要理解是什么意思。而且总是有一些是模糊不清楚的，他们可以导致对这些书面材料的误解。

真正情况是，我们都知道，在工作的时候，口头语言同样会需要书面语言来进行补充。口头的与书面的语言交流都共同具有模糊与含混的问题。书面语言的清晰交流是通过交谈来完成的。这些书面的语言交流形式包括工作描述、业绩评估体系、书、报纸、信件、手册、表格、备忘录、说明、问卷和报告等。

大部分人们依靠书面材料在公司内部和外部来进行关键的交流。紧随着讨论后，决定并没有马上确定下来，直到一些问题出现。这是很令人遗憾的，因为我们需要清晰的语言交流。

我曾经给一个研讨班进行讲课，是关于误解的。有来自于25个不同的地区的人组成的班。当我开始讲述理解书面语言的问题时，一名经理问我备忘录的事情，他一直很依赖备忘录。他说他用备忘录来告诉他的下属和职员，他们需要了解些他这个领域里的事情。他说，但是人们不利界备忘录上的信息的真实含义。他问道，为了使得他的下属与他的职员能够理解他的备忘录里的真正意思，他能做些什么呢？我建议他，最好的办法是和人们谈一谈这些备忘录里的信息，而和之谈话的这些人是他必须要他们理解的。他对于我的建议显得有点恼怒和生气，他回答，他没有时间那样做。

我们要确保理解的任务是要花些时间与辛苦的。这不是一些人想听到的事情。实际上，尽管大部分人们可能会认为，我们对书面性语言的理解要超过口头性语言，，而真实情况是相反的。书面语言看上去是清楚些，因为它有这样的有时；它可以使得我们可以反复地查看。我们在口头交流时是不能这样做的，除非我们有一个记录。。尽管这样，假如这名经理用备忘录的形式告诉我们一些事情，她在正常情况下不会把他的完整意思转达给我们。并且来回答我们的问题关于她的意思。。假如她可以和我们一个一个地谈话，或者通过在电话里进行交谈，她会这样做的。

在口头交谈里，我们可以纠正语言的模糊性或者别的困难。由于讲者和听者是在一起，谈话就可以是互动性的。讲话者可以通过看到听者脸上的表情与迷惑来对自己的意思进行更多的解释。或者听者可以提问。但是在书面性语言里，作者有责任来使所有的信息讲给读者来了解。但是他却不能做到这一点。不管作者是这样地对读者有很多的了解，语言的模糊性使得作者想读者进行说明与解释的任务变得很困难。除非作者亲自与读者进行交流，我们是没有办法来消除误解的。即便是有方法，我们总是还是依靠语言性材料。

当我们在书面性语言表达自己的一些信息时，我们知道，我们总是经常回头来看一看以前的情况并以此来检测一下自己的记忆力。假如我们和另外一个人或者公司签定了一个协议或者合同，我们想这分合同以书面的形式来保护我们自己，而且来对付对方。让这分合同以书面形式存在，这样会比双方的握手更好写些，因为一份书面性的合同可以提供一个谈话所无法保证的记录。这样会很复杂，有很多要考虑的东西在里面，这样的事情证明了，思想与观点也是要谈话来完成的。署名的书面性合同是我们双方都同意的一些内容的一个有利证据。

然而，书面**流并不能解决误解的问题。因为它不能解决注意力或者解释的问题。尽管书面性文件是已经交流过的证据，它们还是不能自己告诉我们交流的更多真实的内容。假如我们到法院，一个书面性协议会使一个审判结果的很好的一个证据，它上面的术语要比你的记忆强的多。很明显，之中书面性语言材料要比你的或者我的话语有用的多。我们对书面性语言的信任，是因为我们可以看到它，可以接触它，可以阅读它。它可以让任何人来看、读、触摸等。合同里的语言是一种尝试，就想我们在口头谈话里尽量想消除语言的模糊性，使得它更加清楚与精确。但是法院里经常有之中情况发生，协议被激烈地争执与讨论，经常有一大段的说明在某一条规定后面，为了说明某一条款，人们要想尽很多办法。

即使是最复杂的语言也好象能导致误解，那么还有什么办法可以解决误解呢？下面我们就要讨论这个问题，包括使用平易与清楚的语言，，也包括运用一些使得谈话清楚的书面材料。

使用平易与清楚的语言

在讲英语世界里，有一场运动，即提倡大量使用平易清楚简单的英语，以便与人们即便是没有学过专门的语言，也可以能够理解什么对他们来说是重要的。发动使用平易直接的语言这项运动，可以使人们考虑语言是这样具有清楚的意思，我们怎样来达到清楚的理解与沟通，什么是朝向理解的重要步骤，在这个意义上来讲，在提高与改进人们的交流与沟通的过程中，这个运动充当了一个领导的角色。

很多有影响的团体与职业，都加入了这一推进英语直接明白化的运动。他们在为自己领域之外的人们写东西时尽量不写行话。在美国、加拿大、新西兰、澳大利亚和香港，一些政府、商业机构和法律界的代理人，谈们在近来参加了一个会议是关于运用平白直接的语言。这个会议在英国哥伦比亚的举行。

语言简单化运动坚持认为，只要你在合同上、警告牌上、说明书上、税收反馈单上、协议上、手册上，以及其它各种重要的书面材料上签字，或者你要使用这些书面材料，你就应该有能力理解这些文件的意思，而无须接受昂贵的培训。例如，一份老式不动产清单合同的语言是这样写的：

本人（所有者）一次性地、不可撤消地签署这份清单，以及这份清单的附属文件。由此所有者也就有权拥有该财产的一部分。对这份财产所有者有权处理财产的价格，有权去支付委托金。所有者因此有权命令和指示要求他的律师去支付相应开销，时间界限是在调解日或更早之前的财产拥有日之后的第三个工作日之前。这个规定对于买卖与租借该所有者的财产一概有效。

新的合同是这样写的：

你要为你的不动产的委托行为付出一定资金，不要晚与这项交易完成之后的第三个作日之后，除非你和你的清单还有另外的规定与说明。当所有者的交易在土地所有权办公室登记之后，买卖才可以进行，并且买者要付出一定的购置金。

这样来看我们可以很容易地简化书面语言的使用。然而，这样回有一些语言的模糊性问题，这是无法解决的。在推进语言平百化简单化运动中，这些问题看来是没有认识到解释与语境问题的重要性的。语言简单化的这种新变化与潮流，会导致谈话中的争论减少吗？当然，语言的理解看上去是要简单些。但是实际上是这样吗？真正的情况是，会比以前更含混些，因为简单化的语言可能会更缺乏技术性的东西支持。法律术语可能会更确切些，尤其是对于那些受过专门训练的人来说。简单化的语言回带来更多含混的意思理解，因为会出现大量更多的语境理解上的可能性。人们可能会认为，他们可以理解意思，也可以对于正确的理解提出更少的问题。结果是，通过使语言简单化，而尽力消减谈话里的争论，可能会是实际上的反面效果。因此，假如简单化的语言并不是解决办法的绝对有效的手段的话，我们还是回来依靠口头交流来弄清我们所使用的书面材料的意思吧。

利用交谈来弄清信件、备忘录和报告吧

语言有其不确定性与衍射性，二者有一定关系。你对这方面的了解，可以帮助你更容易地使得你的沟通清楚与顺畅。然而，语言的本质并没有改变多少。你只不过是有意识地了解了语言所引起的交流困难的原因。如果我们想更多花时间与精力来做的话，我们可以使用信件和备忘录来和别人交流我们的想法。这也就是说，我们可以不再使用大多数人一直使用的信件与备忘录来进行交流。

然而，我们可以使用一些见解的方式。比如说，我是一名生产经理，因此职工对我的新的生产发展的备忘录的理解是十分关键的。我没有时间和每个人谈论有关事情，因此我开会和部门首脑谈论备忘录的事情。他们提出问题，并且从我这里得到答复，我请他们告诉我他们是怎么理解我所写的书面东西。他们以这种同样的方式来和自己的下属在自己的部门会议上进行讨论有关事情。每个人这样的话都有机会和曾经与我谈过话的人进行交流。并且由于我把问题写了出来，所以我有解释的权威。我确信我有能力和任何一个仍然有疑问或对我的书面材料有所想法的人进行交流，方式是通过打电话、发电子邮件等。交流与沟通越显得重要，谈论就显得越重要。

DorothyWinsor已经写下很多关于一次对挑战者号宇宙飞船灾难的调查的备忘录，情况越来越清楚。我选择这个特殊的例子，是因为在这场灾难里有着因为沟通而造成的严重后果。下面是两份关于同样情况的备忘录。第一份材料是MortonThiokolIional（MTI）的一位工程师给MTI副总裁的一份内部备忘录。

写这封信是来确保，从工程标准角度来说，管理部门是很清楚的在srm连接处当前o型圈的爆炸问题的严重性。他们错误地接受这个连接处存在问题的位置，他们并没有担心飞行的失败就决定发射，还设计了一系列的方案，这些方案最终成为了一种解决手段，或者至少是一个减少爆炸问题的重大方法。这个位置现在变化非常大，结果是造成srm16A的喷口连接出发生爆炸，这样就腐蚀了一个附件o型圈，而主件o型圈从来没有密封过。

假如应该进行同样的说明，那么在一个连接处来说，应该有一个滚球。因为附件o型圈不能对u型钩发生反应，而且不能密封与增压。结果是一场大灾难，人类生命的丧失。一个非官方工作组，其备忘录显示出其工作性质，其工作目的出来没有被起领导者公布。这个工作组成立于1985年7月19日。它被赋予任务来解决长期与短期问题。这个非官方工作组在这个时间上实际上是不存在的。我的意思是，这个工作组必须被正式给予责任与权力来执行它的任务，这些任务是需要在非干扰的基础之上来完成的，即需要在工作全部完成之前需要全职来进行工作的。

我老实地说，我也真的很担心，假如我们不立即采取行动来指示这个工作组来解决这些问题，，因为这些连接处有很多问题，那么我们就很可能有这样的危险：即飞行失败，所有的发射缓冲器设施都遭到损毁。

我们必须要真正地理解MTI管理部门对这份备忘录的理解与解释。根据我们掌握的知识，MTI工程处的所有工作人员，包括这份备忘录的作者，知道这个时候，都是支持继续发射这个宇宙飞船，因为他们相信，主件o型圈即使出现问题，附件o型圈也回自动密封，尽管此时有证据显示出事实并非如此。

和这份备忘录相比，在同样领域里，有另外一份备忘录。它来自于另外一名MTI的工程师，接受者是Marshall航空中心的一名官员，即发射项目的首脑。前者向后者谈到了冷温对o型圈的影响。