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第二部分 面试前和面试过程中应注意什么问题5（第1页）

第二部分面试前和面试过程中应注意什么问题（5）

（二）施测中的注意事项

（1）向被评价者宣读的指导语应该事先准备好，保证对每组被评价者宣读的指导语都是一样的。指导语中应该清楚的说明被评价者的工作目标和任务有哪些，时间限制是怎样的。宣读指导语时应避免给被评价者暗示，不能给他们指定发言的顺序。

（2）在被评价者讨论的过程中，评价者应不予介入，不干涉被评价者的讨论。评价者要认真观察，注意记录被评价者的行为表现。

（3）如果被评价者在讨论的过程中自动分成二个或几个小组，应提醒他们作为一个大组来讨论，因为对于评价者来说，无法同时观察几个小组的讨论。

（三）如何进行评价

在无领导小组讨论的测评方法中，需要确定清晰的测评要素和观察点对被评价者进行评价。下面是一个无领导小组讨论中的评分表格和观察点。请按照下表中的测评要素分别对每个被评价者进行评价，在每个测评要素上按照1—5分来打分，5分是非常好，1分是非常不好。各测评要素还应提供具体的观察点。例如，对于沟通能力，其观察点可以是清晰简洁的表达自己的意思；善于运用语音、语调、目光和手势；在他人发言是认真倾听；强调自己的观点时有说服力。

一、什么是文件筐测验

我们知道，在办公室工作的人员，特别是管理人员，每天都要面对大量的文件。他们有效地解决问题的关键信息很多来自于这些文件，他们理解组织中的关系与问题是通过这些文件，他们领会领导的意图、了解下属和同事是通过这些文件，他们也通过文件来表达自己，因此能否很好地处理这些文件是他们工作中的关键。文件筐测验设计的灵感就来自于这里。

文件筐测验（i），也称公文处理练习或公文处理测验（offieest），是评价中心中最常用和最核心的技术之一。它是通过对被评价者未来的管理工作进行模拟从而对其潜在能力进行评定的一种有效方法。

在该测验中，被评价者将扮演某一管理者的角色，他将面对一堆文稿需要处理。这些文稿包含通知、报告、客户的来信、下级反映情况的信件、电话记录、关于人事或财务等方面的一些信息以及办公室的备忘录，等等。它们或来自上级或来自下级的，有组织内部各种典型问题和指示，有日常琐事，也有重要大事，有打印稿也有手写稿。所有的这一切都要求被评价者在一个规定的时间内，在没有其他人的帮助下采取措施或做出决定，比如写出处理意见、安排会议或将任务分配给其他人。通常还要让被评价者在书面上说明所采取措施或做出决定的原因。当然，也可以在被评价者完成任务后，评价者根据被评价者的作答，针对某些特定的问题要求被评价者做出解释。评价者通过对被评价者在该模拟测验中的表现，来考察被评价者在管理上的组织、计划、分析、判断、决策和分派任务的能力，以及对待客观事物和外在环境的主动性与敏感程度，等等。

二、文件筐测验的特点

（一）作为一种测评方法，文件筐测验具有自己鲜明的特征。

（1）文件筐测验非常适合对管理人员，尤其是中层管理人员进行评价。文件筐主要是通过对管理人员管理工作的一种模拟，其适用对象也就限定在有一定管理经验者。

（2）相对于其他测评方法来说，实施操作非常简便，对实施者和场地的要求最低。文件筐测验在实施时可采用团体纸笔测验的方式进行，实施者只要能对被评价者说明指导语即可。施测的场地只要是具备单独桌椅、采光良好的一般教室就行。

（3）表面效度高，所采用的形式易为被评价者所理解和接受。文件筐测验所采用的文件，十分类似于被评价者所拟担任职位上日常处理的文件，有时甚至就是完全真实的文件。同时，处理文件（公文）也是任何一个管理者在日常生活中常会遇到的事情。这样，被评价者对这种方式也就非常容易接受。据国外学者所做的一项调查研究，95％的评价中心都采用了文件筐技术这种测评方法，其使用频率居各种情景模拟测验之首。

（4）已有研究已证实文件筐具有良好的内容效度。文件筐中的材料包罗万象，测评的内容范围较广。文件筐测验是一种纸笔测验，对被评价者的考察主要依据是被评价者写在纸上的对于文件的处理方式和理由，这是一种静态的考察。除了必须通过实际操作的动态过程才能体现的要素外，其他任何静态的内容，比如，背景知识、专业知识、操作经验以及能力倾向等都可隐含于文件中，通过文件处理这种形式对被评价者的潜在能力和综合素质进行考察。

（5）已有的许多研究都表明，文件筐测验中的成绩与实际工作中的表现有很大的相关，对被评价者的未来工作绩效有很好的预测能力。这也是文件筐技术得以广泛应用的原因之一。由于文件筐中的文件都是现实中经过典型化处理而来的，因此，如果被评价者能妥善处理文件筐中的文件，评价者就有理由认为被评价者具备胜任新职位所需的素质。

（二）文件筐测验的缺点一

（1）编制文件筐的成本很高。主要表现在两个方面：一方面是对文件筐测验的编制人员要求很高，编制文件筐人员应由测验专家、管理专家和行业专家（实际工作者）三部分组成，三类专家相互配合才能完成文件筐的编制工作；另一方面是编制文件筐中的文件所需投入的精力和费用都较多，比如，收集不同的文件，并对文件进行典型化处理都需要投人大量的人力和物力。

（2）评分比较困难。因为文件筐测验的作答基本上是用开放式的方式，不同的人由于其背景、经验、管理观念、素质等不同，其处理文件的方式也不同。不同的评价者之间对此也会有不同的认识，尤其是专业人员与实际工作者之间的认识有较大的差异。但是，目前这方面

的问题已经得到一定的改善，因为很多人已经尝试将作答方式改成标准化试题。

（3）被评价者在单独作答，很难看到他们与他人交往的能力。三、文件筐测验的适用范围

在文件筐测验中可以很好的被测评的能力或其他素质有：

（一）与事有关的能力

文件筐中的各种文件都会涉及到组织中的各种事情，被评价者收集和利用信息的（洞察问题）能力首先会体现其中，另外有的事情是需要被评价者做出分析、综合、判断的，有的事情需要做出决策，有的事情需要组织、计划、协调，有时还需要分派任务（授权），而且在纷繁复杂的事情中需要分清轻重缓急，因此这些能力都可以在文件筐测验中得到反映。

（二）与人有关的能力。

在文件中会提到各种各样的人物以及他们之间的关系，这些文件也是来自不同的人，设计得很好文件筐测验会把人物的特点勾勒得淋漓尽致。被评价者除了善于处理文件中的事情之外，还要对文件有关的人非常敏感，而且很多情况下，事情处理得是否得当就取决于是否能够正确理解人的意图、愿望、性格特点和人物之间的关系。因此，在文件筐测验中也能很好的测量与人打交道的能力，尽管这种能力是通过书面的形式间接表现出来的，而不是向无领导小组讨论等方法是直接表现出来的。

四、文件筐测验的例题

文件筐测验的题目形式通常大同小异，一般是首先给被评价者呈现一段背景材料，介绍某个公司的背景信息，被评价者一般会被规定为一个新上任的管理者，他需要在非常有限的时间内处理大量文件，而且没有人可以帮他，他必须自己处理这些文件。

被评价者在作答时，有的文件筐测验要求他在每个文件上给出处理意见，有的文件筐测验会根据文件提出一些问题，由被评价者回答。下面是一个文件筐测验的例题：

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在文件筐里有很多文件，另外还有一些电子邮件和电话语音留言（已经打印在纸上），你要对这些文件给出自己的意见。

文件一（电子邮件）

发件人：罗明伟（CEO）