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第4章职务分析（第3页）

有时，在有必要且条件允许的情况下，企业也常常同时使用不同的方法。以下逐项讨论每一种方法。

4。4。1观察

当采用观察方法时，经理人员、职务分析人员或工程技术人员须对一个正在工作的员工进行观察，并将该员工正在从事的任务和职责一一记录下来。对一项职务之工作的观察，可以采取较长时间内连续不断的方式，也可采用断断续续的间或访察的方式，具体采取哪种方式，应根据该职务的工作特点而定。

由于许多职务并没有完整的、容易被观察到的职责或者完整的工作周期，这就使得观察方法的作用十分有限。因此，观察方法一般只适用于工作重复性较强的职务，或者与其他方法结合起来使用。

4。4。2现场访谈

搜集信息的现场访谈方法，要求经理或人力资源专家访问各个工作场所，并与承担各项职务的员工交谈。

在进行现场访谈时，通常采用一种标准化的访谈表来记录有关信息。在大多数情况下，员工和其顶头上司都被列入访谈对象，以便全面彻底地了解一项职务的任务、职责和责任。

现场访谈方法一般非常耗费时间，尤其是当访谈者与两三个从事不同工作的员工交谈时，就更是如此。专业性和管理性的职务一般更为复杂和较难分析，从而往往需要更长的时间。因此，现场访谈主要是用作问卷调查的后续措施。作为后续措施，现场访谈的主要目的，是要求员工和有关负责人协助澄清问卷调查中的某些信息问题；同时，分析人员也可借机澄清问卷中的某些术语方面的问题。

4。4。3问卷调查

一个典型的职务分析调查问卷通常包括下列方面的问题：

。该职务的各种职责以及花费在每种职责上的时间比例。

。非经常性的特殊职责。

。外部和内部交往。

。工作协调和监管责任。

。所用物质资料和仪器设备。

。所做出的各种决定和所拥有的斟酌决定权。

。所准备的记录和报告。

。所运用的知识、技能和各种能力。

。所需培训。

。体力活动及特点。

。工作条件。

问卷调查方法的主要长处，是可以在一个较短的时间内，以较低的费用获得大量与职务有关的信息，不过，后续的观察和访谈往往仍是必要的。

（1）职位分析调查问卷

职位分析调查问卷是一种专门化了的调查手段。这类问卷含有核对表。在这种问卷中，每一种职务都从27个方面来予以详细考察，而这27个方面总共包括了187个要素。

4。4。4计算机职务分析系统

利用软件化的职务分析系统，可以大大减少用在与准备职务说明有关的各种工作上的时间和其他耗费。在这类软件系统中，针对每一项工作，都有成组排列的工作职责说明和关于问卷调查范围的说明。职务调查问卷中的资料可通过激光扫描方式输入计算机。然后，这些来自员工的资料被用来自动生成以职务特征分类的职务说明。在这些职务说明中，各种工作任务、职责和责任被分门别类，并且其相对重要性也被一一确定。

4。5职务分析过程

职务分析应仿效有效的心理测试方法，并以合乎逻辑的方式来进行。因此，不论采用何种方法，职务分析一般都遵循一个多步骤的程序。以下提供一个典型的职务分析步骤的框架。各企业实际采用何种步骤，应根据所使用的方法和所包括的职务种类来确定。不过，一般情况下，基本的程序大致就是图4-2所显示的那样。

4。5。1确认职务种类和审查现有文件资料职务分析的第一步，是确认被考察的各种职务的特点和属性。例如，这些职务是否属于拿工资的职务（拿工资与拿薪水不同）、是否属于职员性的职务、是一个部门内的全部职务还是整个企业的全部职务，等等。确认阶段的另一部分工作，是对现有文件资料进行审查，如现存的各种职务说明书、组织系统图、已往的职务分析信息、以及其他与职务有关的资料。在这一阶段，应选定参与职务分析的人员和所要使用的方法。另外，还须确定在职员工和管理人员将以什么方式参与这一过程，以及须将哪些雇员的职务列入职务分析范围。

4。5。2向经理和员工说明职务分析过程职务分析的基本步骤之一，是向管理人员、将受到影响的员工以及其他有关的人员（如工会的工作人员）说明职务分析的过程。由于在工作中被人面对面地仔细考察时，员工往往产生出于本能的关注和不安，因此，在进行有关解释时，应注意有针对性地消除员工的戒备情绪。须要解释和说明的事项一般包括：职务分析的目的、采取的步骤、时间安排、管理人员和员工如何参与、谁来进行职务分析、有问题时应与谁联系等。

4。5。3进行职务分析

接下来的步骤，就是采取行动去获取职务分析信息，即分发问卷、安排面谈和到现场进行观察。如果采用了问卷和面谈的调查方法，那么，在此之后，分析人员还须与有关人员保持随后的联系，以提醒管理人员和员工归还问卷或按时参加面谈。在取得了职务分析信息后，分析人员应进行仔细审阅，分析其是否完整。如果需要，分析人员可安排进一步的面谈，以获取澄清某些问题所需的补充信息。

4。5。4准备职务说明和职务要求细则在获取了所需的信息资料之后，首先应对其进行分类和筛选，然后就可用来起草职务的说明和职务要求细则。起草工作一般由人力资源管理部门负责。在完成第一稿后，应分发给有关的经理和员工进行审阅。根据审阅意见，再进行各种必要的修改，直到形成最终的职务说明和职务要求细则。

职务说明和职务要求细则的初稿，应主要发给那些从事这些职务的员工，特别是那些在职务分析中给予了协助的员工。但不必将所有职务的工作说明和工作细则发给每个员工。一般只需发给一个员工关于该员工自身职务的说明和细则。让这些在职员工有机会参与审阅和修改、提出需要澄清的问题和与管理人员及负责人进行讨论，可以加强管理者与员工间的相互交流和沟通。在审阅和修改时，人们可能提出各种问题，例如：应以什么方式来从事某项职务；为什么要采用这种方式；可以在哪些方面加以改进等等。此外，除了让员工参与审阅和修改工作外，在存在工会的企业，还应邀请工会代表参与审阅和修订工作。这样做可以加强沟通从而减少今后劳资双方发生矛盾冲突的可能性。

4。5。5保持和更新职务说明与职务要求细则在形成了正式版本的职务说明和职务要求细则之后，还必须建立一套制度来使其能够根据新情况不断得以更新。否则，整个职务分析过程就可能不得不每隔几年重复一次。企业是动态的和不断演化的实体，所有职务在多年内始终保持不变的情况并不多见。

4。6职务说明和职务要求细则

职务分析产生了职务说明和职务要求细则。两者合起来形成了条理清晰的职务分析资料。企业的人力资源工作应以这些资料为依据，以保证各种管理工作的合理性和始终保持与职务有关。对员工来说，这些说明和细则是决定他们职务的资方的代表性文件，其内容对每个员工都具有一定的参考价值。

4。6。1职务说明的组成部分

表4-1给出了一个职务说明的范例，它包括几个主要部分。下面对一些最常见的内容作一些概述。